Mục lục
Số hóa quy trình nội bộ doanh nghiệp: Từ "Em làm rồi" đến tự động hóa thực sự
Mình từng chứng kiến một cảnh tượng khó quên ở một công ty sản xuất hàng điện tử ở Bắc Ninh. Phòng kế toán có 15 người, và hầu hết thời gian họ đều ngồi copy-paste dữ liệu từ email, SMS hoặc WhatsApp vào các tệp Excel khác nhau. Nghe ra vô lý, nhưng nó là sự thật ở hàng chục doanh nghiệp Việt Nam.
Người quản lý khi ấy nói: "Chúng ta không thể sai, nên phải kiểm tra từng dòng bằng tay." Đó chính là lý do tại sao số hóa quy trình không phải là về công nghệ—mà về sự thay đổi tư duy cơ bản.
Bài toán thật ở doanh nghiệp Việt
Theo nghiên cứu của Deloitte năm 2023, 72% doanh nghiệp vừa và nhỏ Đông Nam Á vẫn sử dụng quy trình thủ công cho hơn 60% hoạt động nội bộ. Ở Việt Nam, con số này còn cao hơn.
Hệ quả là gì? Sai sót tăng, chi phí nhân sự vô cùng lớn, và những quyết định bị trễ vài ngày hoặc vài tuần. Một bộ phận bán hàng phải chờ hóa đơn từ phòng kế toán mất 5 ngày. Một yêu cầu phê duyệt đi qua 4 người với 4 email khác nhau.
Nó không chỉ là low-tech. Nó còn là slow-tech.
Số hóa không phải là triển khai phần mềm
Điều mà nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm là: số hóa = mua một cái hệ thống ERP hoặc CRM nào đó.
Sai rồi. Bạn có thể chi 5 tỉ đồng cho SAP nhưng nếu quy trình của bạn là "gọi điện thoại, rồi email, rồi ghi vào giấy, rồi gõ vào Excel", thì SAP cũng chỉ là cái hộp đắt tiền chứa đầy những con số sai lệch.
Số hóa thực sự bắt đầu bằng việc hiểu rõ cái quy trình hiện tại. Không phải quy trình trên giấy tờ, mà quy trình thực tế mà mọi người đang làm mỗi ngày.
Ví dụ: Bạn cần biết rằng bộ phận nhân sự đang làm thủ công cái việc có thể tự động hóa bằng Google Forms + Google Sheets + Zapier. Hoặc phòng ban kinh doanh đang dùng cách tính hoa hồng trong 3 spreadsheet khác nhau, nên kết quả luôn không nhất quán.
Những công cụ mà không ai nói đến
Chia sẻ bài viết
