Cách đây hai năm, một công ty SaaS ở TP.HCM ký hợp đồng với một team outsourcing Ấn Độ. Dự án nên hoàn thành trong 3 tháng. Thế rồi... 9 tháng sau, khi tìm hiểu chi tiết, họ phát hiện ra deliverable chỉ hoàn thành 40%, code quality tệ hại, và quan trọng nhất là không một ai biết dự án thực sự đang ở đâu. Câu chuyện không hiếm gặp, nhưng nó lại không phải là lỗi của nhà outsourcing—nó là lỗi của quy trình quản lý từ phía client.
Đây là cái mà hầu hết mọi người sẽ không nói với bạn: outsourcing không thất bại vì team offshore không giỏi, mà thất bại vì sự mất kết nối giữa bên thuê và bên được thuê. Sự mất kết nối này bắt nguồn từ việc không có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, không rõ ràng các mục tiêu, và quan trọng nhất—không có sự minh bạch về progress.
Con số không nói dối
Theo báo cáo của Deloitte năm 2023, 45% dự án outsourcing bị vượt quá ngân sách, và trung bình mất 2-3 tháng để phát hiện ra vấn đề. Tại Việt Nam, con số này còn cao hơn vì sự chênh lệch về múi giờ (3-5 giờ với các nước Đông Nam Á) khiến synchronous communication trở nên khó khăn.
Những bài học từ kinh nghiệm
1. Specification là điều quan trọng nhất—không phải là tùy chọn
Nhiều dự án bắt đầu với một document vài trang. Đó là đủ để gây thảm họa. Bạn cần một specification chi tiết đến từng interaction, từng edge case, khoảng 20-30 trang cho dự án vừa. Không phải để làm phức tạp, mà vì khi team ở timezone khác không thể ngồi cạnh bạn hỏi "cái này là như vậy đúng không?", bạn cần mọi thứ rõ ràng.
Công cụ như Figma (cho UI), Notion (cho documentation), và Miro (cho workflow diagram) là combo tuyệt vời. Nhiều công ty Việt chủ yếu dùng Google Docs, nhưng nó không đủ tốt cho technical specification.
Chia sẻ bài viết
Bài viết liên quan
Bạn cần tư vấn về công nghệ?
Đội ngũ Idflow luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong hành trình chuyển đổi số.
Cái sai lầm lớn nhất là nhìn vào timeline và nói "tháng 1 xong feature A, tháng 2 xong feature B". Thế là khủng. Thay vào đó, bạn cần breakpoint hàng tuần mà team phải trình bày công việc. Một tuần cần có dù chỉ là 20% của một feature—nhưng phải dễ kiểm chứng được.
Tools như Jira hay Linear (cái này team Việt ít dùng nhưng rất tốt) giúp bạn track sprint-by-sprint, không phải milestone-by-milestone.
3. Code review chặt chẽ từ tuần đầu
Đừng chờ đến cuối dự án mới nhìn code. Một team outsource sẽ dần dần hình thành những habit nếu bạn không can thiệp sớm. Review code hàng tuần (hoặc theo sprint) qua GitHub hay GitLab, đưa ra feedback rõ ràng. Nếu bạn để họ code theo cách riêng của họ 3 tháng, rồi sau đó nói "code quality không đạt yêu cầu", đó là quá muộn.
Số liệu từ các công ty software tại Việt Nam cho thấy review code sớm giảm 60% rework ở giai đoạn cuối.
4. Có một người đại diện (proxy) nội bộ
Nếu dự án nhỏ, bạn là proxy. Nếu dự án lớn, bạn cần một người nội bộ được giao trách nhiệm full cho việc communication với outsourcer. Người này không nhất thiết phải là tech lead, nhưng phải hiểu rõ domain, rõ requirements, và có thẩm quyền quyết định nhỏ mà không cần phải lên cao.
Các công ty outsourcing lớn ở Việt Nam (từ Saigon Tech đến Axon Active) hay kể rằng 70% vấn đề giải quyết nhanh hơn khi có một single point of contact rõ ràng.
Những insight mà ít ai nói
Có một điều mà hầu hết các bài viết về outsourcing đều bỏ qua: tài năng của outsourcer phụ thuộc rất lớn vào instruction. Một team 8 người có thể hoạt động như 20 người nếu bạn biết cách lead họ, hoặc như 2 người nếu bạn để họ tự do. Điều này có nghĩa là trách nhiệm của bạn như client là rất lớn.
Cái thứ hai: timezone khác nhau là ưu điểm nếu bạn dùng đúng. Bạn có thể đưa feedback cuối ngày, và sáng hôm sau đã có kết quả. Nhưng điều đó chỉ đúng nếu bạn có process tốt—nếu không, timezone khác nhau trở thành cơn ác mộng.
Cái thứ ba, và đây là quan sát cá nhân: các dự án outsourcing thành công không bao giờ là những cái "chỉ cần code". Chúng là những dự án mà client hiểu rõ business logic, có thể giải thích tường tận, và sẵn sàng trao quyền cho outsourcer. Nếu bạn là kiểu PM luôn nói "bạn chỉ cần làm đúng requirements thôi", dự án sẽ tệ.
Công thức đơn giản
Detailed spec (20-30 trang)
Weekly review + demo
Code review từ tuần 1
Single point of contact
Trust + supervision cân bằng
Nếu bạn có những điểm này, outsourcing sẽ hoạt động tốt. Nếu thiếu một trong số chúng, xác suất fail sẽ tăng exponential.
Thật ra, quản lý dự án outsourcing chỉ khác quản lý team nội bộ ở điểm là bạn không thể dựa vào sự rõ ràng ngầm—mọi thứ phải viết ra, rõ ràng, và có hệ thống. Nếu bạn sẵn sàng đầu tư vào điều đó, outsourcing là cách tiết kiệm chi phí mà vẫn giữ chất lượng. Công ty như Idflow Technology hay những nơi tương tự cũng chỉ thành công vì họ hiểu rằng cách làm việc với client là quan trọng bằng cách viết code.
